Gå till innehållet

Integritetspolicy

Sveriges Författarförbund (org.nr. 802004-7687) (nedan ”SFF”) värnar om att skydda din personliga integritet. Vi har därför utformat denna integritetspolicy (nedan ”Integritetspolicyn”) som beskriver hur vi samlar in, använder, överför och sparar information, inklusive dina personuppgifter.

Vi tar ansvar för att personuppgifter som behandlas av SFF används endast för avsedda ändamål och skyddas mot obehörig åtkomst. All behandling av personuppgifter inom SFF sker i enlighet med tillämplig personuppgiftslagstiftning. Inom EU/EES gäller från maj 2018 dataskyddsförordningen (GDPR).[1]

Vad är en personuppgift?

Med personuppgifter avses namn, personnummer, adress, mejladress, telefonnummer och all övrig information som kan kopplas till dig som enskild individ.

Vad är en behandling?

Med behandling av personuppgifter menas allt som görs med informationen, oavsett om det sker automatiskt eller inte. Exempel på vanliga behandlingar av uppgifter är insamling, registrering, bearbetning, lagring, överföring och radering.

Vid rådgivning

För att behandla ditt ärende behöver vi ta del av de handlingar som är aktuella i ditt fall. Handlingarna kan innehålla personuppgifter som:

  • Namn
  • Födelsedatum
  • Kontaktuppgifter
  • Skattsedel

Vår ärendehantering är konfidentiell och alla handlingar behandlas därmed med sekretess. Juridiska ärenden av enklare art sparas 1 år och gallras 1 gång per år i enlighet med våra arkiveringsrutiner. Juridiska ärenden av principiell vikt eller tvist anonymiseras och sparas i evig tid i enlighet med våra arkiveringsrutiner. Lagringstiderna gäller för såväl medlemmar som icke-medlemmar.

Vid ansökan om stipendier


Författarnas kopieringsfond

För att behandla din ansökan behöver vi personuppgifter som:

  • Namn
  • Födelsedatum
  • Kontaktuppgifter
  • Kontouppgifter

Om uppgifterna inte finns tillgängliga behöver dessa samlas in för att vi ska kunna fördela stipendier och betala ut stipendiebeloppen. Handlingarna inklusive ansökningshandlingarna sparas i 5 år i enlighet med våra arkiveringsrutiner.

Radiostipendier

För att behandla din ansökan behöver vi personuppgifter som:

  • Namn
  • Födelsedatum
  • Kontaktuppgifter
  • Kontouppgifter
  • Namn och kontaktuppgifter till referenser

Om uppgifterna inte finns tillgängliga behöver dessa samlas in för att vi ska kunna skicka ut beslut om radiostipendium och betala ut stipendiebeloppen. Handlingarna inklusive ansökningshandlingarna sparas i 3 år i enlighet med våra arkiveringsrutiner.

Rittners stipendium

För att behandla din ansökan behöver vi personuppgifter som:

  • Namn
  • Födelsedatum
  • Kontaktuppgifter

Om uppgifterna inte finns tillgängliga behöver dessa samlas in för att vi ska kunna skicka ut beslut om stipendium. Stipendiet betalas ut av Handelsbanken. Personuppgiftsbiträde föreligger. Handlingarna inklusive ansökningshandlingarna sparas i evig tid i enlighet med våra arkiveringsrutiner.

TV-stipendier

För att behandla din ansökan behöver vi personuppgifter som:

  • Namn
  • Födelsedatum
  • Kontaktuppgifter
  • Kontouppgifter

Om uppgifterna inte finns tillgängliga behöver dessa samlas in för att vi ska kunna skicka ut beslut som stipendium och betala ut stipendiebeloppen. Handlingarna inklusive ansökningshandlingarna sparas i 3 år i enlighet med våra arkiveringsrutiner.

Villa Vingarna

För att behandla din ansökan behöver vi personuppgifter som:

  • Namn
  • Födelsedatum
  • Kontaktuppgifter
  • Inkomstuppgifter
  • Beskrivning av livssituation

Kontonummer och personnummer begärs in när stipendiaten är utsedd. Handlingarna inklusive ansökningshandlingarna sparas i evig tid i enlighet med våra arkiveringsrutiner.

Vistelsestipendier (Sveg, Kavalla, Aten, Grez-sur-Loing och Runmarö)

För att behandla din ansökan behöver vi personuppgifter som:

  • Namn
  • Födelsedatum
  • Kontaktuppgifter
  • Kontouppgifter

Om uppgifterna inte finns tillgängliga behöver dessa samlas in för att vi ska kunna skicka ut beslut om vistelsestipendium. Handlingarna inklusive ansökningshandlingarna sparas i 4 år i enlighet med våra arkiveringsrutiner.

För samtliga vistelsestipendier, utom Runmarö, gäller personuppgiftsbiträde. Uppgifterna delges tredje part (som exempelvis intendenter, driftpersoner och bank på annan ort).

Understödsfonder (Jubileumsfonden, Billstrand, Zamore med flera)

För att behandla din ansökan behöver vi personuppgifter som:

  • Namn
  • Födelsedatum
  • Kontaktuppgifter
  • Kontouppgifter
  • Skattesedel
  • Sjukintyg
  • Personliga motiveringar som styrker behov av ekonomiska medel

Om uppgifterna inte finns tillgängliga behöver dessa samlas in för att vi ska kunna fördela stipendier och betala ut stipendiebeloppen. Jubileumsfonden gäller såväl medlemmar som icke medlemmar.  Handlingarna inklusive ansökningshandlingarna sparas i evig tid i enlighet med våra arkiveringsrutiner.

Åke och Vera Holmbergs stipendium

För att behandla din ansökan behöver vi personuppgifter som:

  • Namn
  • Födelsedatum
  • Kontaktuppgifter

Om uppgifterna inte finns tillgängliga behöver dessa samlas in för att vi ska kunna skicka ut beslut om stipendium. Handlingarna inklusive ansökningshandlingarna sparas i evig tid i enlighet med våra arkiveringsrutiner.

Vid arvodering

För att betala ut stipendier, arvode eller dylikt registreras eller kan komma att registreras personuppgifter som:

  • Namn
  • Födelsedatum
  • Kontaktuppgifter
  • Folkbokföringsuppgifter
  • Ackumulerad inkomst innehållen preliminärskatt
  • Kontouppgifter

Om uppgifterna inte finns tillgängliga behöver dessa samlas in för att vi ska kunna fullgöra våra förpliktelser enligt lag eller avtal. Vi förbehåller oss rätten att skicka ut lönespecifikationerna via e-post.

Komplettering/uppdatering

I syfte att upprätthålla en god medlems- och registervård kan SFF behöva komplettera eller uppdatera personuppgifterna med ytterligare information, så som uppgifter om fullständigt för- och efternamn, adress och ytterligare telefonnummer.

Ändamål med behandlingen

Syftet med SFF:s behandling av personuppgifter är att fullgöra SFF:s åtaganden gentemot medlemmar, tidigare medlemmar, icke-medlemmar, personer som ansöker om medlemskap samt personer som mottar upphovsrättslig ersättning (eller motsvarande) genom SFF:s åliggande på grund av avtal eller lag.

SFF vill kunna databehandla och sammanställa personuppgifter för kontakt, information, insamling av statistiska uppgifter och logistik, i syfte att tillvarata medlemmarnas intressen enligt förbundets stadgar.

Utlämning av information till tredje part

  • SFF vill också kunna upplysa tredje part om kontaktuppgifter till medlemmar. Exempel på tredje part som efterfrågat medlemmars kontaktuppgifter och/eller uppgifter om antalet medlemmar i en viss sektion, av visst kön med mera, är nyttjare och/eller uppdragsgivare av olika slag, så som:Sveriges Radio AB för att kunna följa avtal om ersättning för sändning av medlemmars verk i radio
  • Statistiska Centralbyrån SCB för statistiska uppgifter
  • ALIS samt liknande till förbundet närstående organisationer för utbetalning av upphovsrättslig ersättning
  • Tidningen Vi för utlysning av stipendium med flera

När uppgifter används eller lämnas för statistiska ändamål anonymiseras uppgifterna och din identitet kan inte utläsas. Samtliga uppgiftslämnare kan begära att SFF så långt är möjligt behandlar uppgifterna konfidentiellt och således inte lämnar ut dessa till tredje man.

Rätt till information och rätt att inge klagomål

Du har rätt att på begäran få:

  • Tillgång till och information om dina personuppgifter (registerutdrag)
  • Rättelse av felaktiga personuppgifter
  • Få dina uppgifter raderade när personuppgifterna inte längre behövs
  • Invända mot behandling av personuppgifter. Vänligen kontakta i sådant fall SFF på angiven adress nedan

Du har även rätt att när som helst inge klagomål till tillämplig tillsynsmyndighet om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med tillämplig personuppgiftslagstiftning.
Om någon uppgift i registren är felaktig rättas uppgiften omgående efter det att SFF uppmärksammats på felet.

Gallring

Personuppgifter gallras löpande i enlighet med våra arkiveringsrutiner.

Ändring av denna Integritetspolicy

SFF kan komma att från tid till annan göra ändringar i denna Integritetspolicy. Den senaste versionen av Integritetspolicyn finns alltid tillgänglig på SFF:s hemsida.

Kontaktuppgifter

Sveriges Författarförbund
Organisationsnummer: 802004-7687
Box 3157
103 63 Stockholm

Tel: 08-545 132 00
E-post:  info@forfattarforbundet.se
Hemsida: www.forfattarforbundet.se

[1] Europaparlamentets och Rådets Förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning).